الهدف الوظيفي
يدعم نائب مدير الإدارة مدير الادارة في الإشراف على عمليات الإدارة وضمان تنفيذ الخطط الاستراتيجية بفعالية عبر الأقسام والوحدات. يركز هذا الدور على تنسيق الجهود الداخلية، وإدارة الوظائف الإدارية، ومراقبة الأداء لضمان تحقيق أهداف الإدارة. بصفته قائدًا تشغيليًا رئيسيًا، يعزز نائب مدير الادارة التعاون الداخلي، ويتابع تقدم المبادرات الاستراتيجية، ويدعم استجابة أصحاب المصلحة مع تعزيز التوافق مع مهمة المنظمة وقيمها
ضمان تقديم خدمات الدعم اللوجستي والمشتريات وإدارة المرافق بسلاسة على مستوى المؤسسة، من خلال إدارة عمليات سلسلة الإمداد المتكاملة، وخدمات البنية التحتية، والمهام الإدارية. تشرف الإدارة على المشتريات والمناقصات، وإدارة علاقات الموردين، والخدمات العامة، وإدارة المرافق، بما يضمن كفاءة العمليات والالتزام بالأنظمة وتحقيق الجدوى الاقتصادية
ومن خلال التخطيط المنسق، وإدارة العقود، وتتبع الأصول، والالتزام بمعايير الصحة والسلامة، تسهم الإدارة في دعم استمرارية الأعمال وتحقيق التميز التشغيلي
- المساعدة في تفعيل الرؤية الاستراتيجية للإدارة من خلال تنسيق المبادرات عبر الأقسام
- متابعة تنفيذ مشاريع الادارة، وضمان توافق الجداول الزمنية والموارد والأولويات
- دعم مدير الادارة في تقييم المخاطر التشغيلية وإعداد خطط التخفيف
- تتبع وإعداد تقارير عن استخدام الموارد عبر الوحدات، واقتراح التحسينات عند الحاجة
- مراقبة مؤشرات أداء الإدارة ، والإشارة إلى المشكلات واقتراح الإجراءات التصحيحية
- دعم بناء قدرات الفريق من خلال تنسيق التدريب ومتابعة التطوير
- الحفاظ على تواصل داخلي قوي بين الوحدات ودعم متابعة أصحاب المصلحة
- تحديد وتسهيل فرص تحسين العمليات وتبادل المعرفة
- المساعدة في حل النزاعات الداخلية وتعزيز العمل الجماعي المتماسك
- تعزيز الالتزام بالقيم التنظيمية من خلال الممارسات اليومية ومشاركة الفريق
- أداء المهام والأنشطة الإضافية حسب تكليف الإدارة
المسؤوليات العامة
- أداء المسؤوليات بما يتوافق مع المؤهلات الأكاديمية، والتخصصات الوظيفية، ومتطلبات الإنتاجية
- ضمان الالتزام المستمر بجميع السياسات والإجراءات والتعليمات، وكذلك بمدونة السلوك الخاصة بالمؤسسة
- تعزيز العمل الجماعي والتعاون والالتزام في أداء جميع المهام
- ضمان أمن وسرية البيانات وتصنيفها بالشكل الصحيح وفقًا لسياسات المؤسسة
- ضمان حفظ وأرشفة جميع الملفات والسجلات والوثائق ذات الصلة وفقًا للمعايير المؤسسية
- الالتزام بمعايير الصحة والسلامة المهنية، وتعزيز بيئة عمل آمنة وصحية بما يتوافق مع سياسات المؤسسة والمتطلبات التنظيمية
- دعم أي تغييرات في الهيكل التنظيمي بما يضمن الاستخدام الأمثل للموارد وتحقيق أهداف المؤسسة
- دعم مبادرات إدارة التغيير وفقًا للمعايير المؤسسية
- ضمان إعداد المخرجات في الوقت المحدد وبدقة، وبما يلبي المتطلبات ومعايير الجودة
- أداء المهام والمسؤوليات بشكل مستقل، ما لم يتم الحصول على موافقة أو توجيه بتفويض المهمة لموظفين آخرين في حال تعذر تنفيذها
- تنفيذ أي مهام أو أنشطة إضافية يتم تكليفها من قبل القيادة
المسؤوليات التشغيلية
- إعداد الخطط الاستراتيجية والتشغيلية السنوية للإدارة، بما في ذلك مؤشرات الأداء الرئيسية، والمشاريع، والمبادرات، والأنشطة، وسجلات المخاطر
- المساهمة في إعداد ومراجعة وتحديث الأنظمة والسياسات ذات الصلة بالوحدة التنظيمية، بالتنسيق مع الإدارات المعنية
- إعداد الميزانية المالية وخطط المشتريات الخاصة بالإدارة، ومتابعة الصرف بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة، بما يضمن تلبية احتياجات الوحدات المختلفة والإسهام في تحقيق أهداف واستراتيجية الجهة
- متابعة تنفيذ المشاريع الاستراتيجية والتشغيلية وفقًا لخطط العمل المعتمدة، وبالتعاون مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة
- متابعة تنفيذ عقود الخدمات المرتبطة بمهام ومسؤوليات ونطاق عمل الإدارة
- تنفيذ أي مهام أو أنشطة أخرى يتم تكليفها من قبل القيادة
الكفاءات الفنية
مراجعة وتطوير وتطبيق السياسات والإجراءات
تطوير ومراجعة وتطبيق السياسات والإجراءات بما يضمن مواءمتها مع أهداف المؤسسة، والمتطلبات القانونية، وأفضل الممارسات في نطاق عمل الإدارة
التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأداء
إعداد الخطط الاستراتيجية والتشغيلية، وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، ومتابعة التنفيذ، وتقييم النتائج لضمان المواءمة مع أهداف المؤسسة والاستخدام الأمثل للموارد
التنسيق والإشراف عبر الوحدات التنظيمية
التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لمواءمة المشاريع والمبادرات والعمليات الخاصة بالإدارة مع الاستراتيجيات المؤسسية، بما يضمن الاتساق والتكامل والتعاون وتحقيق النتائج في الوقت المحدد
إعداد الميزانيات وإدارة المشتريات وتحسين استخدام الموارد
إعداد وإدارة ميزانيات الإدارة وخطط المشتريات وتوزيع الموارد لدعم العمليات على مستوى القسم، وضمان تحقيق الأولويات الاستراتيجية بأفضل كفاءة وتكلفة ممكنة
الكفاءات الأساسية
الالتزام
القدرة على إظهار الموثوقية من خلال الانتظام في الحضور، والانضباط في المواعيد، وسرعة الاستجابة، والتفرغ، والمشاركة الكاملة في المسؤوليات الموكلة وفرص التطوير
التفاؤل
القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي وروح المبادرة عند مواجهة التحديات، وإظهار المرونة، وتعزيز النظرة البنّاءة لدى الذات والآخرين
الاحترام
القدرة على معاملة الآخرين باستمرار بكرامة واحترام، وتقدير تنوع وجهات النظر والمساهمات، والحفاظ على سلوك مهني ولائق في جميع التفاعلات
الأخلاقيات
القدرة على الالتزام الدائم بقيم ومبادئ المؤسسة، وإظهار الصدق والنزاهة والشفافية في القرارات والتصرفات
الكفاءات السلوكية
المهارات الشخصية والمهارات الناعمة التي تؤثر في كيفية تفاعل الأفراد مع الآخرين، وبناء العلاقات، والتعاون بفاعلية لتحقيق الأهداف
العمل التعاوني
القدرة على العمل بفاعلية مع الآخرين لتحقيق أهداف مشتركة، وتعزيز بيئة قائمة على التعاون، وتقدير تنوع الآراء، والحفاظ على تواصل مفتوح ومحترم
المرونة والتكيف
القدرة على التكيف بفعالية مع الظروف الجديدة، وإظهار المرونة في الاستجابة للتغيرات، والحفاظ على توجه إيجابي يركز على الحلول أثناء فترات التغيير
التحليل
القدرة على تقييم المواقف المعقدة من خلال تحديد الأنماط، واستخدام المنطق والاستدلال في تحليل المعلومات، وتطوير حلول فعّالة قائمة على الأدلة
المبادرة
الميل إلى أخذ زمام المبادرة، واستشراف التحديات أو الفرص المستقبلية، والتصرف الاستباقي لمعالجتها، بما يشمل السعي للتحسين، وتحمل المسؤولية، ودفع التغيير الإيجابي
الكفاءات القيادية
التواصل الفعّال
القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح وإقناع، وممارسة الاستماع الفعّال، وتعزيز التواصل الشفاف ثنائي الاتجاه على جميع المستويات التنظيمية
بناء الفرق
القدرة على بناء وقيادة والمحافظة على فرق عمل عالية الأداء تتماشى مع أهداف المؤسسة، مع تعزيز التعاون والقيم المشتركة والاحترام المتبادل
التفكير الاستراتيجي
القدرة على وضع رؤية طويلة المدى، ومواءمة الموارد بفعالية، وتطوير استراتيجيات تدعم نجاح المؤسسة، مع التكيف مع البيئات المتغيرة وظروف السوق
اتخاذ القرار
القدرة على تقييم المواقف المعقدة، وتحليل المخاطر، واتخاذ قرارات مدروسة وفي الوقت المناسب بما يتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة ويدعم تحقيقها
المتطلبات والمؤهلات
المؤهلات الأكاديمية
درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة
الخبرة المهنية: +15سنوات من الخبرة مع 8 سنوات في دور إداري أو تخصص آخر ذي صلة
الكفاءة اللغوية
إتقان اللغتين العربية والإنجليزية
يفضل
المؤهلات الأكاديمية
درجة الماجستير في مجال ذي صلة
الخبرة المهنية
خبرة في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) والتطبيقات المرتبطة بالمشتريات
الشهادات المهنية
- Certified Procurement Professional (CPP) محترف معتمد في المشتريات
- Certified Professional Purchasing Manager (CPPM) مدير مشتريات محترف معتمد
- Member of the Chartered Institute of Procurement and Supply (MCIPS)عضو في المعهد الملكي للمشتريات والتوريد (MCIPS)
- Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) المعهد الملكي للمشتريات والتوريد (CIPS)
- Leadership ILM Level 5 شهادة القيادة – المستوى الخامس (ILM 5)
